Sería más apropiado y preciso definir el Protocolo al que hacemos referencia, como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales. Una vez definido el Protocolo como norma que sólo afecta a la organización de actos y actividades de carácter oficial y a las autoridades e instituciones que en ellos participan, parece necesario justificar su aplicación en otro tipo de eventos de carácter privado, ya sean estos empresariales o sociales.
El Protocolo Empresarial, definido como tal por estar basado en el Protocolo Oficial y no por estar regulado por ley alguna, viene cobrando fuerza desde hace años y contemplado cada vez con más frecuencia en diversas actuaciones empresariales. Como citaba anteriormente, el Protocolo es un conjunto de normas, al que además debemos vincular necesariamente términos como: Urbanidad, Ceremonial, Etiqueta, Cortesía…, siendo estos un complemento y no una definición.
La necesidad de buscar en el Protocolo una herramienta de ayuda en la gestión integral de la empresa, no tiene ya posibilidad de discusión hoy en día. Relaciones sociales, gestión de agendas y contactos, atención telefónica, recepción de visitantes a las empresas (clientes, proveedores...), encuentros cada vez más necesarios con los representantes de las diferentes instituciones públicas y privadas...., hacen necesario establecer criterios de actuación para cada uno de los integrantes de la empresa de acuerdo a su cargo y a las funciones asignadas.
La redacción de un manual interno de Protocolo en la Empresa, define en esencia todos aquellos factores que intervienen en la imagen que proyecta la entidad: vestuario, imagen personal, atención telefónica, atención personalizada, adecuación de local (iluminación adecuada, música, decoración...), organigrama de la organización y ordenación de precedencias de acuerdo al mismo, regulación del uso de bandera de empresa (si la hubiera), organización de reuniones y juntas de socios, cortesía en las presentaciones, saludo, diseño de invitaciones, cartas y escritos, organización de visitas realizadas a la entidad, organización de visitas a otras entidades, tratamientos, mesas de reuniones, desayunos, almuerzos y cenas de trabajo, regalos de empresa, visitas de autoridades y visitas a instituciones públicas, viajes de trabajo, seguridad, relaciones con los medios de comunicación (notas de prensa, ruedas de prensa...), entrevistas, discursos, brindis...
Son muchas y variadas las lecturas que una empresa puede hacer del beneficio o rendimiento que obtiene de cada una de las acciones que lleva a cabo y no sólo en términos económicos. En el caso del Protocolo, una de las variables más rentables, es la de elemento diferenciador; casi todo puede igualarse entre diferentes empresas; la tecnología, los envases, las etiquetas, los productos, las campañas promocionales... En general todo es fácilmente adaptable por la mayoría de las empresas de un mismo sector; incluso la propia identidad corporativa puede tener “similitudes” demasiado cercanas. En cambio el estilo y el “saber hacer” de las personas que integran una empresa, no son susceptibles de plagio. La cultura de la cortesía, del buen trato, del respeto, la discreción y la elegancia... hacen que la empresa sea distinta a las demás.
En cualquier caso, hoy, en plena vigencia del mundo globalizado, saber dónde colocar las banderas y las flores, en qué orden sentar a los invitados a un almuerzo, o en qué sitio se ubica el presidente de una compañía parece de obligado cumplimiento cuando se trata de ser un buen anfitrión, recordando siempre que “no hay una segunda oportunidad de causar una primera impresión”.
Afortunadamente, cada vez son más las personas que tanto a nivel privado como profesional manifiestan un profundo interés por el Protocolo de hoy, no como parte del ceremonial histórico sino como una importante herramienta de trabajo y como bastón de apoyo en las relaciones sociales, sobre todo si se presta especial atención a la definición del desarrollo del Protocolo Social de D. José Antonio de Urbina,
Saber Ser + Saber Estar + Saber Funcionar = Saber Vivir.
